كيفية إنشاء وإتمام جرد المخزون في Wasla POS خطوة بخطوة

تُعد عملية جرد المخزون من أهم العمليات التي تساعد على مطابقة الكميات الفعلية داخل المخزن مع الكميات المسجلة في النظام، مما يضمن دقة المخزون، وتحسين إدارة المنتجات، وتقليل الأخطاء التي قد تؤثر على عمليات البيع والشراء. يوفر Wasla POS نظام جرد متكامل يتيح لك مراجعة الكميات واعتمادها بطريقة آمنة ومنظمة.

إنشاء عملية جرد جديدة

لإنشاء عملية جرد جديدة، انتقل إلى:

إدارة المخزون ← إدخال عملية الجرد

بعد ذلك قم بإدخال البيانات المطلوبة:

• اختيار المخزن.
• اختيار الفرع.
• تحديد نوع الجرد:
  • جرد دوري.
  • جرد مفاجئ.
  • جرد سنوي.
• إضافة ملاحظات (اختياري).

بعد حفظ البيانات سيتم إنشاء عملية الجرد والانتقال إلى شاشة مراجعة المنتجات.

شروط إنشاء عملية الجرد

قبل إنشاء عملية جرد جديدة، يجب مراعاة الشروط التالية:

• يجب أن يحتوي المخزن على منتج واحد على الأقل حتى يمكن إنشاء عملية جرد.
• لا يمكن إنشاء أكثر من عملية جرد مفتوحة لنفس المخزن.
• إذا كانت هناك عملية جرد مفتوحة بالفعل، يجب أولًا إنهاؤها أو إلغاؤها قبل إنشاء عملية جديدة.

تنبيه مهم: يمنع النظام وجود عمليتي جرد بحالة مفتوح لنفس المخزن في الوقت نفسه، وذلك للحفاظ على دقة بيانات المخزون ومنع تعارض نتائج الجرد.

حالات عملية الجرد

تمر عملية الجرد داخل النظام بثلاث حالات رئيسية:

• مفتوح: يمكن تعديل الكميات وإجراء المراجعة.
• منفذ: تم اعتماد الجرد وتحديث المخزون الفعلي.
• مغلق أو ملغي: تم إنهاء العملية دون تطبيق أي تغييرات على المخزون.

لا يمكن إنشاء عملية جرد جديدة لنفس المخزن طالما توجد عملية أخرى بحالة مفتوح.

مراجعة كميات المنتجات

بعد إنشاء عملية الجرد، يعرض النظام جميع المنتجات الموجودة داخل المخزن، مع إظهار:

• اسم المنتج.
• الكمية الحالية في المخزون.
• حقل لإدخال الكمية الفعلية التي تم عدّها أثناء الجرد.

قم بإدخال الكمية الفعلية لكل منتج حسب نتيجة الجرد الواقعية.

ألوان التنبيه أثناء إدخال الكميات

لتسهيل اكتشاف الفروقات، يستخدم النظام ألوانًا توضيحية أثناء إدخال الكميات:

• إذا كانت الكمية التي أدخلتها أكبر من الكمية الحالية بالمخزون، يتم تمييز الصف باللون الأصفر.
• إذا كانت الكمية التي أدخلتها أقل من الكمية الحالية بالمخزون، يتم تمييز الصف باللون الأحمر.

وعند تسجيل كمية أقل من المخزون الحالي، سيظهر حقل إلزامي لكتابة سبب النقص، ولا يمكن حفظ هذه التعديلات إلا بعد إدخال السبب، وذلك لضمان توثيق جميع فروقات الجرد.

تحديث الكميات داخل عملية الجرد

بعد الانتهاء من مراجعة الكميات، اضغط على زر تحديث الكميات المحددة.

يقوم هذا الزر بحفظ جميع التعديلات داخل عملية الجرد فقط، دون إجراء أي تغيير على الكميات الفعلية الموجودة في المخزون.

يمكنك تعديل الكميات أكثر من مرة طالما أن عملية الجرد ما زالت بحالة مفتوح.

اعتماد عملية الجرد

بعد التأكد من صحة جميع الكميات، يجب تنفيذ الخطوات التالية بالترتيب:

1. الضغط على زر تحديث الكميات المحددة لحفظ آخر التعديلات.
2. الضغط على زر اعتماد الجرد.

عند اعتماد الجرد، يقوم النظام بتطبيق جميع الكميات الجديدة على المخزون الفعلي، وتتحول حالة العملية إلى منفذ.

مهم جدًا: يجب الضغط على تحديث الكميات المحددة أولًا قبل الضغط على اعتماد الجرد، حتى يتم حفظ آخر التعديلات التي أجريتها داخل عملية الجرد قبل تطبيقها على المخزون.

إلغاء عملية الجرد

إذا قررت عدم استكمال عملية الجرد، يمكنك الضغط على زر إلغاء العملية.

لن يتم تطبيق أي تغييرات على المخزون الفعلي، وستتحول العملية إلى حالة مغلق أو ملغي.

أفضل الممارسات أثناء الجرد

للحصول على نتائج دقيقة، يُنصح بما يلي:

• التأكد من الانتهاء من عمليات البيع والشراء قبل بدء الجرد.
• مراجعة الكميات الفعلية بدقة قبل إدخالها.
• كتابة سبب واضح عند وجود نقص في الكميات.
• الضغط على تحديث الكميات المحددة بعد الانتهاء من إدخال البيانات.
• عدم اعتماد عملية الجرد إلا بعد مراجعة جميع المنتجات.
• عدم ترك عملية جرد مفتوحة لفترة طويلة حتى لا تمنع إنشاء عمليات جرد جديدة لنفس المخزن.

الخلاصة

يساعدك نظام الجرد في Wasla POS على إدارة المخزون بدقة واحترافية، مع توفير آليات تمنع تعارض عمليات الجرد، وإبراز فروقات الكميات، وتوثيق أسباب النقص قبل اعتمادها. احرص دائمًا على مراجعة البيانات جيدًا، وحفظ التعديلات باستخدام تحديث الكميات المحددة قبل الضغط على اعتماد الجرد، لضمان تحديث المخزون بصورة صحيحة ودقيقة.